Isikuandmete töötlemine Jõgeva Vallavalitsuses

25/05/18




Töötlemise eesmärk

Vallavalitsuse tegevuse põhieesmärgiks on talle seadusega pandud avalike ülesannete täitmine, sh isikutele avalike teenuste osutamine. Teenuse osutamiseks vajame asjakohaseid andmeid, sealhulgas ka isikuandmeid. Kõik isikut tuvastada võimaldavad andmed on isikuandmed ja iga selliste andmetega tehtav toiming on isikuandmete töötlemine.

Üldjuhul alustab vallavalitsus isikuandmete töötlemist isiku enda algatusel, kui esitate meile taotluse, avalduse, märgukirja, teabenõude või muu pöördumise. Isiku algatuseta töötleb vallavalitsus isikuandmeid, kui seadus näeb vastava õiguse avaliku ülesande täitmiseks ette, näiteks kui isik on mõne menetluse osapool. Meil võib olla vajadus töödelda kindlal eesmärgil isikuandmeid ka isiku nõusolekul, näiteks vallas väljakujunenud traditsioonide jätkumiseks nagu vallalehes lapse sünni kohta andmete avalikustamine või pidulikule üritusele kutsumine.

Isikuandmete töötlemisel ja neile ligipääsu korraldamisel lähtume peamiselt isikuandmete kaitse seadusest ja avaliku teabe seadusest ning püüame oma sisemise töökorraldusega tagada, et isikute eraelu puutumatust riivatakse võimalikult vähe. Töötleme isikuandmeid vaid ulatuses, mis on vajalik avalike ülesannete täitmiseks.

Kirja saatjale vastamiseks, isikule õigus- või haldusakti edastamiseks ning haldus- või väärteomenetluses täiendava teabe saamiseks kasutame isikuandmeid (kontaktandmed), mida menetlusosaline on eelkõige ise vallavalitsusele avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist.

 

Isikuandmete avalikustamine

Vallavalitsusse saabunud ja vallavalitsuses koostatud dokumendid registreeritakse dokumendiregistris, kus avalikustatakse need dokumendid, millele ei ole juurdepääsupiirangut kehtestatud.

Eraisikutega peetav kirjavahetus on isiku tuvastamist võimaldavate andmete osas juurdepääsupiiranguga. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid kasutame vallavalitsuse siseselt. Me ei näita avalikus dokumendiregistris eraisikust dokumendi saajat/saatjat nimeliselt vaid märkega „eraisik". Ka dokumendi pealkirjas ei kajasta me isiku nime ega muid isiku otsest tuvastamist võimaldavaid andmeid. Samuti ei avalda me dokumendiregistri kaudu isikuandmeid sisaldavaid dokumente (kiri, otsus, korraldus, leping, protokoll jm).

Juurdepääsupiiranguga dokumentidega on võimalik tutvuda teabenõude esitamisel, kui teabenõudjal on taotletavale teabele juurdepääsuõigus. Teabenõude saamisel hindame, kas küsitud dokumendi saab välja anda täielikult või osaliselt. Dokumenti väljastades eemaldame isiklikud kontaktandmed (postiaadress, telefoninumber, e-posti aadress). Muus osas sõltub juurdepääsu piiramine küsitud dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on sätestatud avaliku teabe seaduse §-s 35 või muus eriseaduses. Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastame dokumendi asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida, näiteks uurimisasutus, kohtuväline menetleja või kohus.

Kirjavahetuses või lepingu osapoolena juriidilise isiku või asutuse töötajaga või füüsilisest isikust ettevõtjaga eeldame, et isik ei kasuta tööalaselt isiklikke kontaktandmeid. Tööalases suhtluses ei ole tegemist eraisikuga ja dokumendid on dokumendiregistris avalikud.

Juhul, kui puuduvad andmed menetlusosalise aadressi või e-posti aadressi kohta või kui menetlusosaline ei ela teadaoleval aadressil ja tema tegelik viibimiskoht ei ole teada või kui isik ei kinnita elektrooniliselt edastatud dokumendi kättesaamist ning dokumenti ei ole muul viisil võimalik kätte toimetada, on vallavalitsusel õigus dokumendi resolutiivosa, millega kedagi kohustatakse midagi tegema, avaldada kas ajalehes või ametlikus väljaandes Ametlikud Teadaanded. Ametlikes teadaannetes avaldame isikuandmeid sisaldavaid teateid ka muudel seaduses sätestatud juhtudel, näiteks kui ruumi omanikul on õigustatud nõudmine teise isiku rahvastikuregistrisse kantud elukoha aadressi muutmiseks.

Kui esineb ilmne avalik huvi meile teada olevate sündmuste ja faktide kohta, võime me avaliku teabe seaduse alusel (§ 30 lõige 4, § 38 lõige 1) neid asjaolusid avalikustada. Kasutame seda õigust üksnes väga erandlikel juhtudel ja hoidume asjaosaliste eraelu ülemääraselt riivamast. Muuhulgas jätame endale õiguse, kui isik viib ise menetlusalase info avalikkuse ette, anda vajadusel oma tegevuse kohta avalikkusele selgitusi. Me ei avalda teavet suuremas ulatuses kui isik ise eelnevalt on avalikustanud.

 

Vastamine pöördumisele ja dokumentide saatmine

Vastame isiku pöördumisele tema soovitud viisil kas telefoni, e-posti või posti teel. Dokumentide edastamisel eelistame võimalusel e-posti, reeglina me e-kirju ei krüpteeri. Kui isik pole avaldanud soovi suhtlemiseks e-posti teel, kasutame lihtposti. Krüpteeritud või tähitud kirjana saadame dokumente, mis sisaldavad eriti tundlikku teavet (näiteks osad lastekaitsealased dokumendid) või kui see on nõutud õigusaktis.

Kasutame kättetoimetamisel eelkõige kontaktandmeid, mida isik on meile ise avaldanud või mis on kättesaadavad rahvastiku- või äriregistrist. Kasutame ka isiku ametlikku e-posti aadressi (isikukood@eesti.ee, registrikood@eesti.ee).

Kui vallavalitsusele saadetud kirjale vastamine on teise asutuse pädevuses, siis edastame selle neile ise ja teavitame sellest ka kirja saatjat.

 

Andmete edastamine kolmandatele isikutele haldusmenetluse raames

Haldusmenetluse raames edastame kolmandatele isikutele andmeid vaid juhul, kui neil on selle küsimiseks otsene seadusest tulenev õigus (nt kohtueelne menetleja, kohus) ja põhjendatud vajadus.

HaIdusmenetluse seaduse kohaselt on igaühel õigus igas menetluse staadiumis tutvuda vallavalitsuses säilitatavate asjakohaste dokumentidega, kui nende andmete avaldamine ei ole seadusega keelatud.

Peame kinni põhimõttest mitte töödelda andmeid viisil, mis ei ole kooskõlas eesmärgiga, milleks me need andmed saime.

 

Väärteomenetlus ja riikliku järelevalve menetlus

Väärteomenetluse läbiviimist reguleerib üksikasjalikult väärteomenetluse seadustik koos kriminaalmenetluse seadustikuga. Väärteoteate esitaja andmed avaldame teistele menetlusosalistele ulatuses, mis on menetlusseadustikes ette nähtud ning asja lahendamiseks vajalik. Menetlusosalised saavad materjalidega tutvuda menetlusseadustikes ettenähtud korras. Väärteomenetluse seadustiku kohaselt on menetlusosalisteks menetlusalune isik ja tema kaitsja. Kaebuse/väärteoteate esitajat ei loeta menetlusosaliseks ja tema peab materjalidega tutvumise soovi korral esitama teabenõude. Väärteomenetluses ei tagata tunnistaja anonüümsust.

Väärteomenetluse otsuseid väljastame ainult teabenõude esitamisel. Süüdistatava nimi ja isikukood on avalikud, dokumendis sisalduvaid delikaatseid isikuandmeid või isikuandmeid, mille suhtes kehtib seadusega ettenähtud muu juurdepääsupiirang, me ei avalda.

Väärteomenetluses tehtud väärteootsused edastame karistusregistrile. Karistusregistrist väljastatakse andmeid vastavalt karistusregistri seadusele. Iseenda kohta saab küsida kõiki registriandmeid tasuta.

Riikliku järelevalve menetluse käigus kogutud dokumentide suhtes kohaldame juurdepääsupiirangut kuni otsuse vastuvõtmiseni, kui ei ole muud alust teabele juurdepääsu piirata.

 

Vallavalitsusse tööle kandideerimine

Tööle kandideerijatelt küsime CV-d kandidaadi enda eelistatud vormis ja sisukuses. Ootame, et CV kajastaks kandidaadi hariduskäiku ja töökogemust. Eeldame, et võime suhelda kandidaadi poolt soovitajatena nimetatud isikutega. Kandidaadi kohta info kogumisel võime kasutada avalikke allikaid.

Kandidaadi andmed on juurdepääsupiiranguga teave, millele kolmandad isikud saavad juurdepääsu ainult seaduses sätestatud juhtudel. Kandidaatide andmeid ei avaldata teistele kandidaatidele ega isikutele, kes värbamis- ja valikuprotsessis ei osale. Kandidaadil on õigus teada, milliseid andmeid me tema kohta oleme kogunud, tal on õigus meie kogutud andmetega tutvuda ja anda selgitusi või vastuväiteid.

Kandidaatide esitatud dokumente ning muid värbamis- ja valikuprotsessi käigus tähtsust omavaid dokumente säilitatakse vajaduse möödumiseni, kuid mitte kauem kui üks aasta valiku lõppotsuse tegemisest.

 

Vallavalitsuse veebilehe külastamine ja küsitlustel osalemine

Veebilehe külastajate andmeid ja meie korraldatud küsitlustes osalejate andmeid töötleme isikustamata kujul. Veebilehe külastajate andmeid kogume külastusstatistika tegemiseks (millist veebilehe osa kasutatakse ja kui kaua seal viibitakse) ja küsitlustes osalejate andmeid kogume küsitluse tulemuste selgitamiseks.

 

Isikuandmete säilitamine

Isikuandmeid säilitame neid sisaldavale teabele määratud säilitustähtajani ja tähtaja möödudes üldjuhul dokumendid hävitatakse. Säilitustähtajad tulenevad õigusaktidest ja tööalasest vajadusest teabe kasutamiseks. Näiteks kirjavahetuse toimikuid säilitame 5 aastat, sotsiaaltoetuste- ja teenuste menetlemise toimikuid 10 aastat, toetusprogrammidest ja struktuuritoetustest rahastamise toimikuid  kuni 15 aastat, riikliku järelevalve või väärteomenetluse toimikuid 10 aastat, ehitiste toimikuid ehitise lammutamiseni, vallavolikogu otsuseid ja vallavalitsuse korraldusi alatiselt.

 

Õigus enda andmetega tutvuda

Väljastame isikule tema kohta kogutud isikuandmeid ja dokumente sellekohase soovi esitamisel. Kui isik kasutab pöördumiseks e-posti, soovime taotlust digitaalselt allkirjastatult, et oleksime isikuandmeid väljastades veendunud taotleja isikusamasuses.

Me ei saa teile soovitud andmeid väljastada, kui see võib kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi, ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitset või takistada süüteo tõkestamist, avastamist, menetlemist või karistuse täideviimist.

Enda kohta käivaid andmeid saab kontrollida riigiportaali www.eesti.ee e-teenuste kaudu ka riiklikest registritest, kuhu vallavalitsus andmeid annab, näiteks Eesti rahvastikuregister, ehitisregister, maamaksu infosüsteem.

Teil on õigus nõuda enda või oma esindatava (eestkostetava) ebaõigete isikuandmete parandamist. Selleks esitage asjakohane teave kas suuliselt või kirjalikult asja menetlevale või menetlenud ametnikule või vallavalitsuse üldkontaktidele (tel 776 6500, e-post info@jogeva.ee, post Suur tn 5, Jõgeva linn, Jõgeva vald, 48306 Jõgevamaa). Paranduste tegemiseks võime nõuda täiendavaid tõendeid.

Kui meil ei ole teie isikuandmete kasutamiseks enam seaduslikku alust (näiteks on lõppenud andmete säilitamise tähtaeg), kuid te leiate, et andmete töötlemist jätkatakse, võite nõuda andmete kasutamise piiramist või andmete kustutamist.

Kui isik leiab, et isikuandmete töötlemisel rikutakse tema õigusi, on tal õigus pöörduda Andmekaitse Inspektsiooni poole.


 

Author: AIME ANDRON